Adobe Acrobat Document Cloud整合行動裝置提升企業流程及文件協同製作效率

現在大家想要找資料時,第一個動作應該都是利用網路搜尋引擎尋找,在找到眾多的資料當中,文件是其中一部分。從論文報告、新聞/雜誌剪輯到各種軟、硬體、裝置的使用手冊,這些林林種種的文件,絕大部分使用 PDF格式,這也使得 PDF閱讀軟體幾乎成了所有人電腦、手機裡必備的軟體。

將既有的文件、圖文資料製作成 PDF檔,需要工具軟體輔助,其中最知名的軟體當然就是Adobe Acrobat。Acrobat從1993推出至今已經超過20年,隨著網路、雲端應用的普及,Adobe不久前推出最新版本稱為Acrobat DC。過去Adobe軟體採用買斷的授權方式,但是Adobe在2013年推出了Creative Cloud改用訂閱模式,而新版的Acrobat整合雲端、行動裝置等功能,並具有訂閱模式版本,因此改稱為Acrobat Document Cloud,即簡稱Acrobat DC。

過去的 Acrobat主要功能是將文件轉換成 PDF格式,或是編輯 PDF檔案,但是隨著技術的改變,上述的功能只是基本。新推出的Acrobat DC主要解決工作環境中常出現的文件不連貫情況,現在一份文件要完成會有不同的格式的檔案,再經過多人處理而成,而過程中文件需要審核、傳遞,會耗用許多時間在不同軟體間切換與修改。Acrobat DC包含一系列的整合式服務,提供一致的使用介面與個人化文件管理功能,不論桌上型電腦或是行動裝置,都可以建立、檢視、審核、簽署及追蹤,以提升文件處理流程,同時減少耗用的紙張。


Acrobat DC可將文件儲存於Document Cloud可隨時讓任何裝置存取

考慮新的雲端儲存、共享等方式,Acrobat DC特別強化雲端相關功能,只要使用同一個帳號,在任何裝置上產生的文件,都會儲存到專用的雲端儲存空間,切換到別種裝置時,就可以再存取到文件。例如運用行動裝置產生的文件檔,自動儲存至雲端,到電腦前打開Acrobat DC,就能存取這個檔案非常方便。


將表格文件轉換成PDF後可以填寫表格並加上簽署

在許多環境當中,文件簽署一直是數位化的障礙之一,除了內部既有的文件與表格之外,還有客戶或是協力廠商相互來往的文件,樣式非常多樣,除非一開始文件就都用電腦製作成 PDF檔案,不然一定拿到紙本文件。為了加速作業流程,現在已經有些人收到文件並簽署之後,以相機、手機或掃瞄器將文件變成影像檔,再用電子郵件寄回,只是這種做法回傳的資料是圖檔,容易受到改造也不合乎電子簽章格式。


照片也能加上各種註解與數位簽名

為了讓文件製作更符合企業需求,Acrobat DC特別將電子簽章服務整合進來,不論使用任何裝置,都可以發送與簽署電子簽章格式文件。這項功能當然也在行動裝置軟體上提供,而且可以運用觸控功能,加上智慧自動填表功能,在任何裝置上都能輕簽署。

為了發揮行動裝置的方便性,此次Acrobat DC也加了許多新功能,使用者只要自軟體市集免費下載安裝Acrobat Reader即可。要使用到強大的新功能時,需要有Adobe帳號登入,不然就只能使用簡單的功能。


運用行動裝置的拍照功能將真實文件立刻轉換成PDF

新的Acrobat DC增加許多功能,其中拍照轉換功能應該是將傳統文件轉成數位檔最方便的功能,而且利用手邊的行動裝置就可快速完成!啟動Acrobat之後,只要選擇拍照轉存為PDF格式選項,就可以利用行動裝置的相機拍攝文件,並會將儲存至雲端空間轉成為PDF檔案。

這個功能並非只是將照片轉換成 PDF,對於有表格需要填寫時其實最方便,當表格文件利用拍照轉換成為 PDF之後,使用者就可以直接在 PDF檔中直接填寫表格,再將檔案儲存或寄出,非常方便。當然這個功能不僅可以使用相機,若使用掃瞄器將文件數位化,使用者亦可直接使用將圖片轉存PDF。


Acrobat DC電腦版提供眾多方便的工具

除了方便直接填寫表格之外,利用拍照、掃瞄功能輸出成為 PDF檔案之後還可做進一步處理。電腦版的Acrobat DC擁有全部的功能,不像行動版只有部分功能。由於雲端儲存的便利,用行動裝置儲存、修改的文件在電腦上也能方便存取,並可應用更多樣的功能。基本的功能包括傳統文件管理如編輯、轉存、注釋、合併等功能,適合企業中協同作業的簽署、傳送及追蹤、傳送供注釋等功能。

若擔心敏感性資料、個人資料隨著文件送出,則可利用標記密文工具,就將文件中部分資訊清除。還有特別的度量工具,方便量測與標示資料中的長度、周長等資訊。想要建立多媒體 PDF檔也沒有問題,Acrobat DC也可以加上聲音、視訊、SWF檔案,還可以加入按鈕等功能。


增強掃瞄工具可調整照片歪斜與提升對比等功能



調整與文字辨識變成可編輯文字段落

一般行動裝置拍攝的文件通常品質不會很好,文件可能歪斜、曝光不足、模糊等情況經常出現,這時只要利用增強掃瞄工具,不僅可以將文件調正,還可強化對比等影像品質。更棒的是它還內建多國語言文字辨識系統,將照片裡的文字變成可以修改、替換,在辨識的過程中,它亦會將有問題的部分讓使用者自行修改。更特別是它轉換成文字時,會盡量保有文件原有的樣式。

Acrobat DC運用雲端儲存功能,讓文件作業不再侷限於電腦上,讓行動裝置也能做為方便的工具。新功能也讓企業製作、組織文件更為方便,而簽署、審核、追蹤功能,也讓工作流程更為順暢,Acrobat DC是新世代企業不可或缺的工具。

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