台灣理光為中小企業提供方便不貴的文件管理系統


台灣理光宣布以旗下多功能事物機的智慧型操作面板為基礎,推出「一鍵入雲」文件管理系以及擁有便利、高效能的13支EZ Plus應用程式,為中小企業提供新一代數位辦公空間的解決方案。

隨著企業數位轉型的興起,內部文件管理成為傳統企業急需解決的問題。目前市場已經有許多數位文件管理的解決方案,包括軟硬體組合,但是多數的中小企業卻可能無法負擔這個投資成本。此外臺灣的商業還有獨特的傳真文化,若無法解決這個需求,文件管理系統就無法發揮最大的效用。


理光提供租賃的事務機上安裝SOP智慧型操作面板

理光(RICOH)集團下的台灣理光,為企業直接提供租賃事務機/印表機等設備業務為大家所熟知,在企業中若能利用設備提供更高的生產力,改變企業的工作流程,就能提升企業競爭力。在理光的事務機上有著理使光獨特技術所構建、外型如平板電腦並搭載Android系統的智慧型操作面板(SOP, Smart Operation Panel),擁有可持續新增最新數位辦公應用的高擴充性,將事務機器的傳統地位,進入全新的數位時代。


智慧型操作面板SOP採用Android系統

由於 SOP就如同平板電腦,提供可客製化首頁的操作畫面,不僅擁有傳統的操作功能,更可讓使用者運用智慧裝置隨時存取文件並執行列印、掃描等工作。

為了讓 SOP擁有更好用的功能,台灣理光特別研發出獨特的「一鍵入雲」雲端管理系統,讓企業能用最經濟的成本擁有強大的管理系統。理光原本就有提供強大的文件管理系統,主要應用在大型企業當中,只是價位與規模並不是一般中小企業適用。而「一鍵入雲」整合 RICOH SOP多功能事務機,輕鬆處理文件掃描及同時儲存到雲端的文件流程,並具有支援行動裝置、協同處理以及256位元AES加密的安全性。


一鍵入雲文件管理系統具有多項優勢

文件管理系統不僅可隨時隨地存取所需的文件之外,更具有版本管理與版本回溯、多人檔案註解的特性,主管或同事也可標註意見、批示,強化協同作業效率,更能將企業營運的各種知識儲存一起,避免人員流動的交接斷層。

對於臺灣許多企業既有的傳真文化,一鍵入雲亦具有良好的支援,它可將接收到的傳真數位化後上傳至雲端,不必一直死守在傳真機旁等待,只要利用行動裝置就可直接閱讀,對經常在外的業務人員非常好用,也解決傳真機一些示便。

一鍵入雲文件管理系統不只是單純的文件儲存雲端系統,除了版本管理與多人註解等功能之外,最重要是提供強大的文件搜尋功能,尋找企業內部眾多的文件變得輕鬆,大大提升工作效率。

除了一鍵入雲文件管理系統之外,台灣理光也利用 SOP推出高達 13個EZ Plus應用程式,讓 SOP事務機提供數位工作新應用,具有省時、便利並提升生產力的效益。例如透過EZ Plus「Receipt Scan」應用程式,使用者可任意排列將多張形狀不一的收據放置在掃瞄平台上,它會自動偵測將每張收據掃瞄為不同的影像檔並自動對齊,還可標記日期並傳送到指定的電子郵件或資料來中。



台灣理光團隊開發EZ Plus目前共有13支應用程式提供方便的功能

臨時想要製作簡單文件輸出時,不需要電腦等設備,只要利用「Keyword Shortcut」應用程式,直接在理光多功能事務機上,運用應用程式中的鍵盤即可輸入,並可做簡易的效果或字型大小調整。甚至想要快速製作有企業標誌的信件或型錄時,也只要利用「Logo Insertion」功能,就可在掃描的文件中加入SD記憶卡或 USB快閃碟中的商標圖片,並可直接在理光 SOP智慧型操作面板的文件預覽畫面中用手指調整位置和大小。

其它如長條橫幅文件製作、運動號碼牌列印、文件單色移除或是原稿複製多份在單張紙…等等多樣的應用程式可以選擇,讓數位時代的事務機擁有更多的應用。


理光一鍵入雲與 EZ Plus服務訂閱價格平實

理光提供的一鍵入雲與 EZ Plus擁有強大功能,定價絕對是中小型企業能負擔,首先只要租用理光彩色事務機,就送四種 EZ Plus應用程式,每加一個套件,一個月只需要加40元。而「一鍵入雲」則是採用月份收費,目前推廣期間免費使用半年,內容包括20GB雲端儲存空間、三個用戶帳號與四個雲端資料來,半年過後,每個月僅需要600元。

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